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【ASC14@SYSU】用真诚周到的服务打造中大名片

2014世界大学生超级计算机竞赛总决赛幕后工作管窥


稿件来源:新闻中心 | 作者:徐晓雯、池健儿 | 摄影:朱琳 | 编辑:刘嘉 | 发布日期:2014-04-29 | 阅读次数:


        《中大图志·一切为了ASC14:2014世界大学生超级计算机竞赛幕后小记》专题地址:点击此处查看

        2014世界大学生超级计算机竞赛(ASC14)尘埃落定,广州超算中心大楼又恢复了往日的平静。在过去的一周里,来自中国大陆、香港、台湾及海外共16支高校代表队云集于此,华山论剑。他们在参赛之余,对东道主中山大学所提供的后勤保障赞不绝口。
        接下来,让我们一同去探知大赛背后、关于志愿者和工作人员的故事。



 
        我的名字叫“志愿红”

        休息区里的一个小角落总能让人得到味觉上的安慰和满足。学校准备了各式茶点,供参赛选手赛间取用。“总是忍不住想把茶点摆放地更加整齐,就好像是患上了强迫症一样。”这里的志愿者笑着说道。江洁,来自环境科学与工程学院,从21日开始,她每天都早早地来到这里,分门别类地摆放好学校后勤部门事先采购的食物,之后的几天还根据参赛者的口味要求适当增加或更改茶点种类。品种繁多、口味各异的茶点给赛时的紧张带去舒缓,也开启了中大志愿者与各参赛队员的亲密接触。
        和江洁一样,身穿红色T恤的100多名志愿者散布在赛场内外,事无巨细,任劳任怨。黄华是数学与计算科学学院大一学生,负责接待华中科技大学参赛队,前一天还因身体不适在医院打点滴,20日马上从南校区赶来东校区与其他志愿者汇合,展开接待工作。对他而言,做竞赛志愿者是一次难得的体验,“通过与校外队伍的接触,我了解到不同学校的培养模式和科研氛围。最重要的是,做志愿者为我提供了近距离接触实体设备和理解专业知识的契机,从而帮助我决定未来是否要继续在相关专业有所深造。”
        参赛队来自不同的国家和地区,有着不同的风格。面对较为紧张的香港理工大学的队员,志愿者钟继红和谢曼纯选择守候在休息区,等待参赛队员的召唤。“我们怕打扰到他们,不知道什么时候联系他们比较适合,所以就在这里等着他们,一有需要就马上帮他们买饭或者做其他事情。”新加坡南洋理工大学一位印度籍队员是素食主义者,“他既不吃肉,也不吃炒过的菜,能吃的东西简直太有限了!”志愿者朱志凡微皱眉头,“在和其他队员沟通过后,我发现他可以吃蛋糕和薯条,于是就帮他买回很多蛋糕,以解决他的三餐问题。”在巴西圣保罗州立大学队员手中,还有象征友谊的信物。到达当晚,巴西队员提出要志愿者陪他们散步,在路上,队员们拿出巴西50分、10分的硬币和志愿者们交换,软件学院志愿者郑涛以一元硬币回赠,无关汇率,只为纪念。
        不论身负何职,志愿者都以真诚的付出感动着每一位来中大参赛的师生。他们的身影幻化成灵动的红霞,灿烂着整个ASC14赛场。他们有着共同的名字——志愿红。

        队伍是怎样“炼”成的

        一进入4月,校团委和学生处额外增加了一项工作——联合各院系及青年志愿者协会启动志愿者的招募。由于竞赛规模大、涉及面广,校团委通过多种渠道组建志愿者队伍。其中最具代表性的,要属以专业背景为依托的组建方式。不同于四年前侧重社会服务的“亚运志愿者”,本次竞赛具有浓厚的学术性与专业性,出于激发服务热情、增强专业理解方面的考虑,校团委面向数学与计算科学学院定向招募负责接待的志愿者。对于学数学的学生来说,在大数据背景下近距离地接触超算,在丰富专业知识的同时,或可为将来的学习和深造打下基础。此外,定向招募的还有翻译学院的20名学生志愿者,他们主要承担大赛期间各类文字材料及生活交通指引标识的翻译工作。“这是一次很好的开阔国际视野、提升专业素养的机会,志愿者们都很珍惜,有问题还会向专业老师请教。”带队老师表示。
        通过青年志愿者协会招募的志愿者也为比赛提供了强有力的保障。这些受过专业志愿服务培训的学生大都训练有素,使得他们在面对各种未知情况时可以快速有效地稳定局面。在外界看来,整个招募过程充分贯彻了“低成本、高效率”的原则。青年志愿者协会于4月2日至3日发布招募公告、面向东校区学生发放报名表,做好发动组织工作,紧接着在 4月6日启动第一轮面试。为保证与境外参赛队伍的无障碍沟通,面试还相应增加了英语和粤语的水平测试。经过层层选拔的志愿者被分成协调组、赛事组、接待组、场地组、后勤组等,于4月13日统一接受超算竞赛的科普性概念培训,其后又在各组负责老师的指导下明确职责、细化分工。除此之外,新闻中心、网络与信息技术中心自带“原班人马”披挂上阵。志愿者服务随着参赛队伍的陆续抵达而逐步展开。
        所谓“兵马未动,粮草先行”,周密的安排让参赛队伍到达广州前就感觉到春天般的温暖。清华大学的队长李恺威感叹:“中大的同学们先是为我们接机,送我们到住宿的酒店,还发短信提醒我们近期的天气状况,真是全方位的服务。”在这背后,负责大赛内勤的学生处和相关院系辅导员早早忙碌起来,从前往会议、竞赛、休息地踩点及准备物资,到协调嘉宾和参赛队伍的接送、报到、交通,时时处处都为“细节决定成败”这句话作了最好的注脚。他们的服务得到参赛队伍的高度赞扬。北京航空航天大学的指导老师刘轶对全体幕后英雄的默默奉献表示肯定:“本来学校要派专人跟队来保障我们的后勤,但是在看到中山大学提供的参赛指南后,对这里的组织服务非常放心。”

        来自幕后的你

        每天一早先于选手到场,检查用电、制冷系统;赛中在现场最明显的地方随时接受咨询、协调现场事务;当天赛后完成相应的检查、确定没有问题后方才离开:这是校长办公室史海新ASC14“超算周”的工作,用他的话说:“在超算中心度过的每一天都是‘早上比选手早到、晚上比选手晚归’。”在与他交流的短短15分钟内,他接了两次电话,一次是主任分配任务,一次是其他负责人咨询问题、请求协调。“前期筹备非常细致,可以说是精细到每个标点符号,这样才能彰显出中大的风格——即使是勤俭办会也要办出底气。”
        现场协调只不过是整个预设程序中的一环,反映出的是学校各部门的共同协作、无缝对接。在一份校长办公室拟订的工作行事历上我们看到如下内容:
        “2月25日,校办、数计学院和浪潮公司第一次见面,沟通竞赛基本情况与赛事筹备运行机制,由校办牵头制定工作方案。
        “3月5日,陈春声常务副书记、副校长主持召开校内第一次协调会,介绍此次大赛的基本情况及重要性,明确各部门的职责。
        “3月10日,各单位到赛场踩点,市重点办到场与我校沟通超算大楼3楼竞赛区的安装空调与拉电工程。
        “3月14日,校长办公室汇编各小组的工作方案,形成大赛整体的工作方案及预算(初稿)。
        “3月24日,朱熹平副校长代表学校前往北京参加2014年ASC世界大学生超级计算机竞赛新闻发布会,会上正式公布入围总决赛的16强名单。
        “4月2日—3日,浪潮公司的会务与技术人员到广州与我校各小组踩点、对接。
        “4月16日,校长办公室汇编了大赛工作手册(定稿),并于次日召集赛前工作会议,讨论并确定未尽事宜。”
        这是中山大学为ASC14总决赛所做准备的一个缩影。它的背后,有着校长办公室、数学与计算科学学院、学生处、校团委、网络与信息技术中心、党委宣传部、总务处、保卫处、后勤集团、东校区管委会等单位工作人员近两个月的默默奉献。具体负责沟通协调事务的袁婷不无感慨地说:“每个部门各司其职,不推诿、不畏难,相互沟通与配合,方使得整个组织过程畅通无阻,成就我们看到的超算盛宴。”

        或许,这也是一种类似超算的“并行”的力量。在一周的时间里,向所有关注超算的人们宣示一种无声、无极限的“大智慧”。

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